Por qué la firma electrónica te hará la vida más fácil

Rapidez, sencillez y accesibilidad son los puntos fuertes de las aplicaciones que te permiten cumplimentar documentos electrónicos de forma remota.

El avance digital es imparable, no hay vuelta atrás

La digitalización, que entraba paulatinamente en nuestras vidas desde hace décadas, se viene acelerando desde la generalización de internet en las empresas y hogares, y muy especialmente a partir de la llegada de los smartphones a nuestras vidas, allá por 2010. Esto lo ha cambiado todo.

Desde el ordenador, la tablet y el teléfono móvil trabajamos, nos relacionamos, compramos, vendemos y realizamos todo tipo de trámites importantes. La introducción de la tecnología táctil tiene mucho que ver en este proceso de democratización de lo digital. Por ejemplo, personas con baja visión o con problemas de artrosis en las manos tenían grandes obstáculos a la hora de manejar un ordenador de sobremesa con ratón.

Este acelerón digital se ha intensificado desde el inicio de la pandemia, cuando el confinamiento comenzó a dibujar una nueva etapa, definida por la conectividad maximizada, la digitalización de los trámites y la entrada de nuevos públicos en el mundo online. Es en este contexto en el que la firma digital está viviendo un auge.

¿Qué es la firma digital?

Se trata de un proceso criptográfico que permite identificar a la persona física o jurídica que ha cumplimentado un documento concreto y verificar que éste no se ha alterado desde que se ha firmado. En este caso, el proceso se desarrolla íntegramente en formatos digitales, de manera que sustituye a la rúbrica caligráfica tradicional. Los sistemas de firma digital que están disponibles online, como por ejemplo Smallpdf, te permitirán firmar documentos pdf con el dedo o con el ratón, a través de un ordenador, tablet o incluso con el teléfono móvil.

No debemos confundir estos sistemas de firma electrónica con el llamado ‘certificado digital’. Éste último es una certificación electrónica expedida por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, que vincula a su suscriptor con unos datos de verificación de firma y confirma su identidad. Además de para firmar tiene validez para acceder a documentación personal privada y a trámites públicos, como puede ser la declaración de la renta o informes médicos. Este sistema requiere la realización de un trámite presencial, y posteriormente la instalación del certificado en un dispositivo digital, así como la descarga de la aplicación Autofirma.

En cambio, los diferentes sistemas de firma electrónica no te van a permitir acceder a los espacios con información sensible de la Administración Pública, pero sí te servirán para cumplimentar infinidad de trámites, y no suelen requerir ningún tipo de trámite previo de expedición ni instalación de software.

Resumiendo: para firmar documentos pdf en tu día a día, puedes recurrir a aplicaciones como Smallpdf de forma rápida, sencilla y directa, ya que te permiten enviar archivos a otras personas para que los firmen, con la seguridad de que podrán acceder a ellos y cumplimentarlos independientemente del lugar en que se encuentren y del dispositivo que utilicen.

Algunos de los usos de los sistemas de forma digital tipo Smallpdf son la cumplimentación de documentos como pueden ser facturas, cesiones de datos, acuerdos de confidencialidad, de compra vento o de cualquier otro tipo, contratos, firmas de asistencia a eventos, recibís… Todos esto sin desplazamientos, papel ni horarios

Precisamente, la accesibilidad es uno de los puntos fuertes de las aplicaciones para firmar documentos electrónicos de forma remota: resultan de gran utilidad para personas mayores o con movilidad reducida, e incluso los usuarios con baja visión, empleando apoyos como la ampliación de letra y la lectura fácil, pueden utilizar este tipo de sistemas de forma sencilla.

Por ejemplo, muchas personas de la tercera edad, que permanecían aisladas de los avances de la revolución digital, comenzaron a utilizar dispositivos electrónicos y conexiones a internet durante el confinamiento, para poder relacionarse con sus seres queridos. Esto ha conformado un nuevo modelo de interacción que ha llegado para quedarse, contribuyendo a reducir la brecha de accesibilidad que existía entre las generaciones. En este proceso, la firma electrónica juega un papel de futuro, garantizando la seguridad, la privacidad y la rapidez en las transacciones y gestiones.