Qué Necesitas Saber sobre el Certificado de Retenciones y los Requisitos para Colaboradores Sociales

Cada vez queda menos tiempo para entregar el Certificado de Retenciones, ya que este debe emitirse antes de que comience la campaña de la renta. Por eso es importante asegurarse de tenerlo listo para cumplir con las obligaciones fiscales dentro del plazo establecido.

Para comprender qué es el Certificado de Retenciones, es importante saber que este documento está vinculado al Modelo 145 de Hacienda. En él se detalla que hemos prestado un servicio a una empresa, especificando tanto los pagos que hemos recibido de dicha empresa como el porcentaje de retención aplicado sobre esos pagos.

El Certificado de Retenciones es un documento esencial en el ámbito fiscal, especialmente en España, ya que permite justificar los pagos realizados por una empresa o entidad a un profesional o trabajador, así como las retenciones de IRPF practicadas durante un ejercicio fiscal. Este documento es imprescindible para la correcta cumplimentación de la Declaración de la Renta, ya que garantiza que los datos declarados coincidan con los que Hacienda tiene registrados.

El certificado refleja las cantidades retenidas y abonadas a Hacienda, sirviendo como justificante oficial de las mismas. Este proceso se rige por normativas tributarias que imponen tanto a empresas como a trabajadores ciertas responsabilidades relacionadas con su emisión y uso.

Estructura del Certificado de Retenciones

Para entender este documento, es fundamental conocer qué información contiene y cómo interpretarla:

• Datos básicos del pagador y perceptor: Incluye información del pagador (NIF, nombre o razón social y dirección) y del perceptor (nombre y NIF).
• Importe bruto: Muestra el total percibido antes de las retenciones aplicadas.
• Base sujeta a retención: Es la cantidad sobre la cual se calcula la retención de IRPF, excluyendo conceptos como el IVA o gastos adicionales.
• Porcentaje de retención: Varía según la situación:
  • 15 % para autónomos en general.
  • 7 % para nuevos autónomos durante los tres primeros años.
• Retención practicada: Muestra el importe retenido e ingresado en Hacienda a nombre del perceptor.
• Total retenido: Es el acumulado de retenciones aplicadas a lo largo del año.

¿Cuándo debe emitirse el Certificado de Retenciones?

El certificado debe ser emitido por el pagador antes del 31 de enero del año siguiente al ejercicio fiscal correspondiente. Cumplir con este plazo es crucial para evitar sanciones por parte de la Agencia Tributaria y para facilitar al perceptor la presentación de su Declaración de la Renta.

 ¿Cómo obtenerlo?

Una vez que el profesional o trabajador haya concluido un servicio y haya recibido el pago correspondiente, la empresa o entidad tiene la obligación de emitir el certificado. Además, si se trata de arrendamientos, por ejemplo, el inquilino debe emitir un Certificado de Retenciones por Alquiler para justificar las retenciones fiscales practicadas sobre el pago del alquiler.

En enero, Hacienda emite un resumen de todas las retenciones realizadas durante el año, incluidas en modelos como el Modelo 180 y el Modelo 190.

Obligaciones del Trabajador

El trabajador o profesional también tiene responsabilidades, como comunicar al empleador cualquier cambio en sus datos personales o familiares que puedan afectar el cálculo del IRPF. La falta de comunicación, o el suministro de información falsa o inexacta, puede derivar en retenciones erróneas y sanciones económicas.

Si un trabajador prefiere que se le aplique una retención superior, puede solicitarlo en cualquier momento al pagador, garantizando que la nueva retención se refleje en la nómina.

El colaborador social

Ser Colaborador Social de la AEAT te autoriza a presentar, en representación de otras personas y utilizando tu propio certificado digital, todas las declaraciones y modelos fiscales que la AEAT permite gestionar de manera electrónica bajo esta categoría.

¿Quién puede ser colaborador social?

Pueden ser colaboradores sociales:

• Entidades con acuerdos firmados con la Agencia Tributaria en el marco de la colaboración social.
• Profesionales integrados en asociaciones o colegios con convenios similares.

Requisitos para ser colaborador social

Los requisitos para ser colaborador social son:

• Es necesario contar con un certificado digital válido, ya sea como persona física o jurídica, que permita realizar gestiones electrónicas de forma segura.
•  La persona o entidad interesada debe estar involucrada en el desarrollo de su actividad profesional dentro del ámbito fiscal y/o laboral, ya sea brindando asesoramiento, realizando trámites o gestionando asuntos relacionados con estas áreas.
• También es imprescindible ser miembro de ADECLA, ya que contamos con un convenio de colaboración establecido con la Agencia Española de Administración Tributaria (AEAT), lo que proporciona acceso a servicios y beneficios adicionales en el ámbito fiscal.

Los colaboradores sociales pueden realizar diversos trámites, como la presentación de declaraciones, recursos, solicitudes de aplazamiento y obtención de certificados tributarios. También pueden subsanar errores y consultar el estado de tramitación de procedimientos fiscales.

El papel del colaborador social en la gestión fiscal

La colaboración social ha ganado protagonismo, especialmente durante situaciones excepcionales como la pandemia, cuando las asesorías fiscales se convirtieron en un puente crucial entre contribuyentes y la Agencia Tributaria. El uso masivo de la presentación telemática ha facilitado la gestión de trámites tributarios, reduciendo errores y mejorando la eficiencia administrativa.

En definitiva, tanto el Certificado de Retenciones como la figura del colaborador social son herramientas fundamentales para garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y evitar discrepancias con Hacienda. Asegúrate de cumplir con los plazos, verificar los datos y utilizar los recursos adecuados para una gestión tributaria eficiente.