Verifactu: el nuevo sistema de facturación electrónica obligatorio

La transformación digital no es un mero proceso que esté modificando las políticas de gestión dentro del sector empresarial en pro de la eficiencia operativa: también es un proceso que poco a poco se está convirtiendo en un imperativo legal. Las nuevas regulaciones normativas obligan a las empresas a adaptarse a los recursos tecnológicos más modernos y una de las evidencias más claras de ello la encontramos en el Sistema Verifactu. Una herramienta que, de cara al próximo año, tanto las corporaciones como los autónomos deben implementar a la hora de crear sus facturas.

En qué consiste Verifactu

El Sistema Verifactu representa toda una declaración de intenciones por parte de la Agencia Tributaria y es imperativo que todo modelo de negocio sea consciente de su relevancia. Si todavía no tienes claro en qué consiste, te animamos fervientemente a que consultes la información relativa a esta tecnología a tu asesoria online; no obstante, por el momento, hagamos un repaso a esta herramienta.

Se trata de un sistema de facturación electrónica que ha creado la Agencia Tributaria con el objetivo de promover la transparencia fiscal y minimizar el fraude por parte del tejido corporativo. Un paso en firme en la dirección de la digitalización tanto de las empresas como de los autónomos y que, durante 2025 y 2026, se debe implementar en los procesos contables.

Mediante Verifactu se va a llevar a cabo un registro de la facturación simultáneo, garantizando que los registros económicos sean inalterables y fácilmente accesibles por las autoridades competentes. A través de esta herramienta, se podrán remitir automáticamente las facturas a Hacienda, estableciendo así una dinámica de trazabilidad basada en la eficiencia.

Características clave de Verifactu

1. Registro simultáneo: Cada factura emitida queda automáticamente registrada y vinculada al sistema de la Agencia Tributaria, creando un flujo de información constante y actualizado.
2. Trazabilidad y transparencia: Todas las transacciones quedan documentadas de manera que puedan ser auditadas fácilmente por las autoridades fiscales.
3. Inalterabilidad de los datos: El sistema asegura que los registros no puedan ser modificados o eliminados, protegiendo así la integridad de la información.
4. Automatización de procesos: Las facturas se envían automáticamente a la Agencia Tributaria, reduciendo los errores manuales y los retrasos administrativos.
5. Integración con herramientas de gestión: Verifactu está diseñado para integrarse con la mayoría de los programas de contabilidad y facturación utilizados por las empresas, facilitando su adopción.

Cuándo entra en vigor Verifactu

La llegada de Verifactu está a la vuelta de la esquina y, con independencia de si has delegado funciones en una gestoria Ecommerce o especializada en cualquier otro sector, se antoja fundamental integrarlo en tus procesos de facturación. A fin de cuentas, esta tecnología afecta a autónomos, pymes y grandes corporaciones por igual.

Sin embargo, hay que señalar que aquellas empresas acogidas al Suministro Inmediato de la Información o SII quedan exentas de dicha normativa. Lo mismo sucede en los territorios forales, donde actúan con leyes propias y Verifactu no se va a aplicar. Al menos por el momento.

En cuanto a los plazos de implementación, la normativa entró en vigor el pasado 29 de octubre de 2024. No obstante, tienes todo un año para adaptarse a esta tecnología, ya que la obligatoriedad para el conjunto de los contribuyentes no se hará efectiva hasta el 1 de enero de 2026. Eso sí: el tiempo vuela y carece de sentido posponer esta implementación digital.

Cómo incorporar Verifactu a tus procesos de facturación

Una vez establecido en qué consiste este sistema y cuál es el calendario establecido, toca explicar cómo integrarlo en tus procesos de facturación. En este punto, queremos recordar que lo más adecuado es recurrir a una gestoria online autonomos o de empresas de alto nivel que, como YouAsesoria, te pone las cosas especialmente fáciles. Un despacho con más de 1000 clientes y más de 20 profesionales que se ha consolidado como una asesoría fiscal, laboral y contable de las números 1; tal y como lo demuestran sus más de 190 reseñas positivas en Google Maps.

A su lado, tendrás toda la información sobre qué softwares cumplen con las especificaciones de la AEAT, incluyendo la generación automática de registros, la trazabilidad e inalterabilidad de los datos o su capacidad de conexión con la Agencia Tributaria. Una vez encontrado el programa perfecto, YouAsesoria te enseñará tanto a ti como a tu equipo a utilizarlo, manteniéndote siempre actualizado sobre cualquier novedad que pueda surgir.

Más allá de cumplir con la nueva normativa, implementar Verifactu supone ciertas ventajas de interés. Es un sistema que optimiza la gestión empresarial, evita los errores y las sanciones e impulsa la digitalización, eliminando las grandes carpetas de papeles. Así que, tanto si lo haces para adaptarte a la ley como si lo haces en tu propio beneficio, nada como recurrir a YouAsesoria para incorporar esta tecnología a tu negocio.