Proteger las empresas, sus datos y su legalidad es vital para su reputación

Las empresas operan en las sociedades y forman parte indisolubles de ella. Sin duda, las ganancias, siempre que se reviertan en buenas prácticas con el entorno, serán bien recibidas porque ayudan al crecimiento global del conjunto de ciudadanos que participan como clientes, proveedores, trabajadores o benefactores de dichas empresas. 

Pero, para lograr esos objetivos, existen una serie de normativas que están estandarizadas y que se enfocan a que las compañías, sus directivas y, por ende, la entidad cumpla con una serie de buenas prácticas que tiene como finalidad evitar la comisión de delitos, así como en el caso de darse se puedan denunciar y, por ende, reducir esa mala praxis hasta su erradicación. Es eso lo que es el compliance, se trata de las herramientas utilizadas para hacer cumplir esa normativa, echar del panorama empresarial a la corrupción y servir a las buenas prácticas y a la total transparencia.

Por ese motivo, es importantísimo contar en cualquier compañía con una buena Consultoría Compliance & Protección de Datos para empresas. Porque este tipo de outsourcing ofrecen servicios que ayudan a blindar las políticas de protección de datos, así como la ciberseguridad. 

Por otro lado, gracias a estas consultorías es posible, entre otras cuestiones, establecer canales y herramientas de denuncia que protejan, en todo caso, el anonimato de quien las emprende. Eso es de uso obligatorio. De ahí que el propio Gobierno de España ofrece un kit digital con tal de que las compañías se pongan al tanto de estas cuestiones y canalicen, cuanto antes, el cumplimiento de la norma. 

En una democracia desarrollada lo normal es que las empresas cumplan con la ley, con sus obligaciones fiscales, así como que se doten de elementos para evitar que pueda resquebrajarse esas buenas prácticas. Por eso, hay compañías de servicios que tienen paquetes completos que vienen a servir esa necesidad. Edorteam, es un ejemplo de empresa que trabaja en ese sector con muy buenos resultados y una gran aceptación por parte de sus clientes. 

La importancia de la queja y la denuncia sin represalias

Aquellas empresas que tienen más de 50 empleados tienen la obligación legal de poseer un canal de denuncias anónimas obligatorio. ¿Por qué son importantes estos canales? A veces, algún miembro departamental de las empresas cometen delitos que pasan inadvertidos al resto. Sin embargo, puede pasar que algún compañero conozca las artimañas. Lo mismo puede ocurrir con un directivo o superior. En este segundo caso, los trabajadores subordinados tienen más difícil comunicar la situación, pues se juegan su propio puesto. Es por eso que, para evitarlo, así como las posibles represalias o que se vean afectadas personas que no tienen nada que ver con el escándalo o el delito que se generen estas herramientas. 

En este caso, las empresas que trabajan en compliance ponen al servicio de las compañías un software que es de fácil manejo, que se puede establecer dentro de los canales de información de la empresa y que, por tanto, asegura el anonimato y el cumplimiento de la norma. 

Antes del 31 de diciembre de este año 2023 todas las empresas con 50 trabajadores o más deben implantar, sí o sí, este canal de denuncias anónimas. Es el momento, pues, de cumplir con la normativa y no esperar hasta el último momento. 

¿Qué debe garantizar ese canal de denuncias?

La primera premisa que debe cumplir es la confidencialidad y el anonimato, si así lo desea el denunciante. También están llamadas a ofrecer un acuse de recibo, el cual no se puede demorar más de una semana desde que se interpone la denuncia.  Por supuesto, también existe un plazo para responder a ese acto, será de tres meses, a contar desde que se envía el acuse de recibo. El canal no debe ser solo interno, porque individuos como empleados, familiares de los mismos, o proveedores pueden también ejercer ese derecho.

Es esencial proteger los datos de clientes y proveedores

También la utilización de un software para protección de datos es algo que vincula a las empresas con las buenas prácticas y el cumplimiento de la ley. De forma sencilla se puede hacer esa gestión de los datos que, en muchas ocasiones parece engorrosa. Hay que cumplir una normativa que no deja que los datos sean tratados para cuestiones para las que el propio cliente o proveedor no haya dado permiso. Por supuesto, está absolutamente prohibido compartirlos con terceros e incluso internamente en las compañías con departamentos que no tengan que ver con esos datos. 

Por eso, un buen gestor de datos es fundamental para mantener esa parte de obligatoriedad legal. Porque, la protección de datos lo que hace es simplificar el proceso a través del cual las personas puedan llevar a cabo su derecho a acceder, rectificar, limitar el tratamiento, suprimir o portar todos aquellos datos que le atañan a nivel personal. 

Evitar, ante todo, la comisión de delitos

Para finalizar este artículo, se trae el plan de prevención de riesgos penales, este es un estudio que hace la empresa consultora para evitar, en todo caso, establecer los mecanismos y ayudar a las compañías a evitar la comisión de delitos de cualquier tipo. También sirve para corregir malas praxis que pueden conllevar a sanciones administrativas o más graves, según sea el origen y la intencionalidad. 

Por tanto, si a un empleado se le ocurre incurrir en un delito dentro de las instalaciones o en nombre de la compañía esta será procesada y declarada responsable penal de esos delitos. Las consecuencias pueden ser desastrosas, desde una multa al propio cese de actividad. Pero si se da la circunstancia de que la empresa tenga un plan de Compliance tiene un arma para defender sus intereses, al haber cumplido, en todo caso, con lo que marca la ley. 

En definitiva, la importancia del compliance es esencial para que se detecten delitos, se eviten y, en caso de cometerse, se puedan perseguir.