Así serán las oficinas del futuro en un mundo postcoronavirus

La pandemia por coronavirus nos ha brindado una enorme oportunidad para un cambio histórico real y para reinventar el concepto de oficina.

Después de todos los cambios que experimentó el mundo laboral este año, parece casi imposible imaginarse cómo serán las oficinas del futuro en unos 10 años.

Con la estampida del Covid-19, todo cambió: el lugar y la hora a la que leemos los mails, la comunicación con los compañeros de trabajo e, incluso, ya no hay que ponerse de acuerdo en qué emisora de radio se escucha durante el día.

Cada vez más empresas apuestan por crear espacios que estén en consonancia con las necesidades de las personas

Las oficinas del futuro demandan espacios de trabajo cambiantes y eso implica muchas modificaciones que harán que nos olvidemos de las estructuras de oficinas que conocíamos hasta ahora.

Las empresas deberían comenzar a interiorizar que el bienestar de sus empleados no solo ayuda a las personas a estar más sanas, sino que también, a ser más eficaces y productivas y por eso, se hace imprescindible que el espacio de trabajo potencie su bienestar.

Los trabajadores de oficinas tenemos una oportunidad increíble para redefinir la manera en la que trabajamos y reescribir las normas. Pero tenemos que hacerlo bien. Necesitamos herramientas digitales que nos ayuden con esto.

La oficina ya no es el lugar en el que se espera que pasemos turnos fijos con rígidos horarios de reuniones

La mayoría de las personas que trabajábamos en una oficina podemos hacer el trabajo desde casa, desde una biblioteca, cafetería, desde la casa de un amigo o desde un sitio de coworking.

Como decíamos, ahora más que nunca, los entornos de trabajo se están modificando para adaptarse a las nuevas rutinas. Cada vez más, se priorizan espacios cómodos y abiertos, para que las personas puedan trabajar en forma conjunta y colaborativa. Además, los espacios abiertos que tendrán las oficinas del futuro, también estarán dotados de iluminación natural y diseñados para adaptarse a los distintos estilos de trabajo, las expectativas de privacidad y el tipo de personalidad de los equipos que los ocupen. La oficina parecerá más una persona, un compañero o un tutor que nos guiará para sacar lo mejor de nosotros.

¿Cómo está cambiando la forma en la que colaboramos en el trabajo?

Las empresas están adoptando prácticas como el design thinking, universidades como EU Business School han creado un Máster especializado en Digital Marketing, Transformation & Design Thinking, un método creativo de resolución de problemas y la metodología Agile, un proceso de ejecución rápida para estructurar la forma de trabajo en equipo. Ambos modelos son dinámicos y de ritmo rápido. 

A la hora de colaborar, las reuniones, encuentros con otros departamentos e interacciones improvisadas; ayudan a resolver los problemas de manera más rápida y en tiempo real, a la vez que crea un sentido de comunidad y se desarrolla la confianza entre los participantes.

Las oficinas del futuro deben experimentar una transformación adecuada a estas nuevas necesidades. Para llevar a cabo estos cambios, los diseñadores de espacios de trabajo sugieren algunas mejoras:

–  Acceso fácil a información útil para todas las personas que trabajan en un mismo proyecto a través de la nube o algún sistema compartido.
–  Autonomía en los equipos de trabajo con equipamiento y herramientas que puedan adaptarse en función de la tarea que estén realizando.
–  Facilidad para cambiar rápidamente entre herramientas digitales.
–  Lugares que animen a las personas a interactuar con los demás.
–  Espacios con niveles acústicos y visuales apropiados y por supuesto, que ofrezcan privacidad si es necesario.
–  Elementos que fomenten buenas posturas corporales.

Ante esto, llegamos a la conclusión de que hay al menos cuatro modelos nuevos de oficinas que están emergiendo en el mundo

• La oficina totalmente remota. Zoom y otros sistemas de videollamadas no son perfectos, pero nos han liberado de la oficina.

Es una posibilidad real para muchos negocios, pero requiere un arduo trabajo y mucha tecnología para que funcione bien. Se trata de buscar herramientas sociales para que la gente pueda interactuar.

• El modelo híbrido. Consiste en trabajar uno o dos días a la semana en la oficina y el resto de forma remota.

Sin embargo, no funciona para todo el mundo, sobre todo para quienes prefieren tener una rutina más establecida.

• Modelo remoto "plus": Una semana en la oficina, seguida de tres semanas trabajando de forma remota.

No es el modelo más extendido, pero algunas grandes empresas se lo plantearon a sus trabajadores durante la pandemia, y pronto lo empezarán a aplicar.

En muchos casos será obligatorio el uso de mascarilla e incluso reservar un sitio en la oficina antes de ir si las plazas son limitadas.

Este sistema permite trabajar desde casa con independencia y al mismo tiempo estar en contacto con los compañeros para seguir fomentando el trabajo en equipo.

• Tiempo de calidad. Este último modelo tiene que ver con las empresas que priorizan la calidad de producción, sin supervisar tanto el tiempo de trabajo. No importa que los empleados trabajen de 9 de la mañana a 5 de la tarde; cada persona es diferente y tiene sus compromisos. Lo importante es el trabajo resultante.

Sin duda, las oficinas del futuro tomarán el mismo rumbo que la tecnología. Se volverán personalizables y se adaptarán a los gustos y necesidades del usuario.